Spezifisch-ehrlich oder allgemein-diffus? Das Dilemma beim Schreiben von Bewerbungsabsagen

Die Bewerberin hat ihre Bewerbung vorbildlich auf das Unternehmen abgestimmt. Doch nach wenigen Tagen erhält sie eine 08/15-Absage und ist verständlicherweise enttäuscht. Die Personalfachfrau hat in zwei Tagen 150 Bewerbungen prüfen und 140 Absagen schreiben müssen. Sie schafft es auch beim besten Willen nicht, jedem Bewerber eine individuelle Absage zu schreiben. Ein alltägliches Dilemma …

Bewerbungen finden immer in einem Gemisch aus Sachlichkeit, Emotionalität, Hoffnung, Sachzwängen, Erwartungen und menschlicher Fehler statt. Da sind von Unverständnis bis zu gewaltiger Enttäuschung alle Reaktionen denkbar.

In diesem Zusammenhang entstand Ende Oktober auf Twitter eine Diskussion, nachdem ein Blogartikel von Monster Österreich ins Spiel gebracht wurde: Individuelle Absageschreiben gibt es leider viel zu selten…! Darin geht es zum einen darum, im Schreiben spezifisch auf die wahren Gründe der Absage einzugehen. Zum anderen plädiert der Autor dafür, dem Bewerber die Möglichkeit zu geben, sich anhand eines konkreten Feedbacks zu verbessern. Und führt ein Beispielschreiben auf, das den Empfänger auf Schreibfehler, mangelhaft eingescannte Dokumente und unbedachte Formulierungen hingewiesen wird.

Rekrutierung aus Sicht der Bewerber

In 99% aller Fälle steckt hinter einer Bewerbung Hoffnung. Hoffnung desjenigen, der sich bewirbt, die Hoffnungen seiner Familie und seiner Freunde. Und jeder Tag, auf den man auf den – hoffentlich positiven – Bescheid wartet, scheint eine halbe Ewigkeit zu dauern. Selbst wenn sich alle bewusst sind, dass nicht jede Bewerbung erfolgreich sein kann: jede Absage schmerzt. Wenn die allein erziehende Mutter oder der Familienvater auf das monatliche Einkommen angewiesen sind, geht’s auch um existenzielle Fragen.

Dessen sollten wir uns während des ganzen Bewerbungsprozesses bewusst sein, wenn wir in diesem Bereich tätig sind.

Rekrutierung aus Sicht der Unternehmen

Im Unternehmen ist «der Teufel los», sobald eine Stelle zu besetzen ist: Die Linienvorgesetzten sollten die Stellenbeschreibung bearbeiten, die Personalabteilung das Stelleninserat texten und möglichst bald publizieren. Und dann schellt nonstop das Telefon, weil Interessenten Fragen beantwortet haben wollen. Das Resultat: innert weniger Tage sind hundert oder mehr Bewerbungen eingetrudelt, die bearbeitet werden wollen. Jetzt fehlt’s an der Zeit, in manchen Fällen am Wissen oder an der Erfahrung der zuständigen Mitarbeitenden (aber selten am guten Willen).

Dessen sollten sich Bewerber und Bewerberinnen bewusst sein, wenn ihre Geduld manchmal etwas strapaziert werden sollte.

Der optimale Bewerbungsprozess im Unternehmen

Sechs Schritte und ein paar Grundsätze sind während des ganzen Bewerberprozesses wichtig:

  1. Der Empfang einer Bewerbung sollte, auch wenn sie per Post zugeschickt wurde, innert 1-2 Arbeitstagen bestätigt werden. Das erspart dem Bewerber unangenehmes Nachfragen («Ich will nicht hetzen, ich möchte mich nur erkundigen, ob meine Bewerbung bei Ihnen eingetroffen ist.») und der Personalabteilung viel Zeit.
    Grundsatz: Dem Bewerber/der Bewerberin soll das Warten verkürzt und unangenehme Nachfragen erspart bleiben.
  2. C-Kandidaten (so nenne ich jene Bewerber, die auf keinen Fall in Frage kommen) sollten spätestens nach 5 Arbeitstagen die Absage erhalten. Aufgrund der Menge ist es hier legitim, allgemeine Formulierungen wie «Ich habe Ihre Unterlagen studiert und muss Ihnen leider mitteilen, dass Sie zwar interessante Qualifikationen mitbringen, diese jedoch nicht im gewünschten Umfang den Anforderungen entsprechen und ich Ihre Bewerbung deshalb nicht berücksichtigen kann.»
    Grundsatz: Sobald der Entscheid gefallen ist, sollte er bekannt gegeben werden.
  3. B-Kandidaten (das sind jene, die ich als Erfolg versprechend beurteile, die ich aber aufgrund des nicht 100%ig passenden Profils erst später und bei Bedarf zu einem Gespräch einladen will) teile ich das offen und ehrlich mit: «Ich werde in den nächsten Tagen erste Gespräche mit Kandidaten/innen führen, die dem Idealprofil noch näher kommen als Sie. Falls ich aber danach weitere Interviews führen werde, werde ich Sie wieder kontaktieren.» Selbstverständlich halte ich diese Kandidaten auf dem Laufenden und informiere sie regelmässig (mindestens alle 14 Tage) über den Stand der Dinge.
    Grundsatz: Offen und ehrlich kommunizieren, den Kontakt aufrecht erhalten.
  4. Sobald ich weiss, welche Bewerber – die A-Kandidaten – ich mit Priorität zu einem Interview einladen möchte, kontaktiere ich diese telefonisch, um allfällige Fragen von beiden Seiten vorab zu klären und einen Gesprächstermin zu vereinbaren. Unmittelbar nach dem Telefongespräch sende ich per E-Mail eine Terminbestätigung und den Link zur Anfahrtsbeschreibung.
    Grundsatz: Top-Kandidaten mit Priorität behandeln – jetzt zählt die Zeit.
  5. Nach den ersten Gesprächen und dem Entscheid, welche Kandidaten zu einem weiteren Interview eingeladen werden gibt es drei Dinge zu erledigen: a) den Gesprächstermin mit den verbleibenden Kandidaten vereinbaren und bestätigen, b) allfällige B-Kandidaten zu einem ersten Interview einladen und den Termin bestätigen und c) Kandidaten, die nicht mehr in Frage kommen, absagen. Für mich ist es eine Selbstverständlichkeit, dass ich Kandidaten, die ich im Gespräch persönlich kennengelernt habe, telefonisch und nicht schriftlich absage und dabei konkret auf die Gründe für die Absage eingehe.
    Grundsatz: Prozess mit verbleibenden Kandidaten zügig fortsetzen, ausgeschiedenen Kandidaten persönlich (telefonisch) absagen.
  6. Am Schluss des Prozesses bleibt idealerweise ein Kandidat oder eine Kandidatin übrig. Diesem/dieser teile ich den Entscheid persönlich und telefonisch mit – selbstverständlich mit dem persönlichen Glückwunsch zur neuen Stelle. Alle anderen Bewerbern sage ich gleichzeitig ab. Jetzt ist auch der Zeitpunkt, in der ich anhand meiner Selektionsliste überprüfe, ob ich wirklich allen Bewerbern abgesagt bzw. Bescheid gegeben habe, dass die Stelle besetzt werden konnte.
    Grundsatz: Kontakt bis zum Schluss pflegen, mit Schlusskontrolle sicherstellen, dass alle eine Rückmeldung bekommen haben.

Wenn man an die Eingangs erwähnten 150 Bewerbungen denkt, wird klar, dass allein aufgrund der Menge bzw. dem Zeitbedarf nicht jedem Bewerber/jeder Bewerberin mit einer individuellen Begründung abgesagt werden kann. Ich halte es so: Kandidaten, die sich nach einer Absage schriftlich oder telefonisch nach dem konkreten Grund erkundigen, gebe ich selbstverständlich ehrlich und individuell Auskunft. Zum Beispiel «Leider können wir nicht auf die mindestens 5-jährige Erfahrung in einer ähnlichen Führungsaufgabe verzichten.» oder «Sehr gute schriftliche Englischkenntnisse sind für diese Aufgabe unerlässlich.»

Meine Erfahrung mit 15 Jahren Praxis und rund 15’000 geprüften Bewerbungen zeigt, dass mit diesem Ablauf (und ein paar wenigen, aber effektiven Tools) in der Regel weder auf Unternehmens- noch auf Bewerberseite Unzufriedenheit oder sogar Ärger aufkommt. Und wenn mal ein Fehler passiert, dann ist es selbstverständlich, dass man sich entschuldigt – so mache ich’s zumindest.

Epilog

Sie wundern sich, dass es es sich lohnt, über dieses Thema einen Blogartikel zu schreiben? Weil Sie glauben, dass das Abwickeln in dieser (oder ähnlicher) Form eine Selbstverständlichkeit ist? Sie täuschen sich! In meiner beruflichen Tätigkeit als Personalberater und Job-Coach höre ich immer wieder von Bewerbern, dass sie von den Unternehmen erst nach mehreren Wochen oder sogar gar nie eine Rückmeldung erhalten hätten, auch keine Absage. Und das nicht nur von kleinen Firmen, sondern von grossen und renommierten Unternehmen. Leider!

Update 5.11.2014: Yvonne Bugmann zeigt auf HR-Today, mit welchen haarsträubenden Absagen man als Bewerber/in rechnen muss.

12 Gedanken zu „Spezifisch-ehrlich oder allgemein-diffus? Das Dilemma beim Schreiben von Bewerbungsabsagen

  1. Marc Werlen

    Sehr gute Anleitung. Ich handhabte es zudem so, dass ich Bewerberinnen und Bewerbern ein Zeitfenster angab, bis wann ich mich wieder melde.
    Das kann dann auch sein, dass ich dann – beim Melden – einen neuen Termin angeben muss, weil die Prüfung mehr Zeit braucht.

  2. Corine Turrini Flury

    Find ich gut zusammengefasst. Nur betr „Zeit drängt“, seh ich es etwas anders. Bei langfristig geplanter Zusammenarbeit lohnt es sich meiner Ansicht nach, sich genug Zeit zu nehmen. Der Teufel liegt bekanntlich oft im Detail…;-) Zeitdruck seh ich eher bei Temporäranstellung.

  3. Marcel Widmer Beitragsautor

    @ Corinne

    Danke für Deine Anmerkung, die ich – so wie Du es verstanden hast – absolut teile. Gut‘ Ding will bekanntlich Weile haben. Und das gilt auch in der Rekrutierung.

    Wenn ich sage, die Zeite dränge, dann meine ich, dass man sich bewusst sein muss, dass Kandidaten in der Regel mehrere offene Bewerbungen haben. Und deshalb soll der Kontakt zu einem viel versprechenden Kandidaten eng sein, damit er nicht das Gefühl bekommt, man sei nicht mehr interessiert an seiner Kandidatur. Kaum zu glauben, aber wahr: Ich habe schon erlebt, dass der Kandidat, den das Unternehmen anstellen wollte, über drei (!) Wochen nichts mehr vom Unternehmen gehört/gelesen hat. Und beinahe abgesprungen wäre. Das meinte ich mit «jetzt zählt die Zeit».

  4. Yves Moret

    Ich finde gerade bei den B Kandidaten wäre eine bessere Kultur gefragt. Wenn ich als C-Kandidat innerhalb kurzer Frist eine Absage bekomme, dann kann ich mir in der Regel denken an was das liegt und ich frage nicht näher nach. Hier liegen Standardbriefe auch drin. In der Regel bin ich ja dann auch meist bei den Kandidaten, die nicht den Fachverantwortlichen vorgelegt werden. Das heisst, die Selektion vielfach vom HR-Personal „nach Checkliste“ gemacht. Da hole ich mit Nachfragen auch nicht viel raus. Die Gruppe braucht also für die Absage nur wenig Einsatz.

    Meist werden erfahrungsgemäss mal 3 A-Kandidaten eingeladen. Diese sind sicherlich Zeit intensiv, aber das investiert man gerne, weil man ja was von den Leuten will.

    Dann bleiben noch die B-Kandidaten. Diese werden vielfach vernachlässigt. In der Regel hört man dann einfach mal ein paar Wochen nichts mehr. Können auch Monate sein. Habe ich dieses Jahr schon zwei Mal mit einer grossen Airline erlebt. Gibt es dann mal Feedback, dann kommt das auch mit Standardbrief. Wenn überhaupt. Sollte man dann nach dem genauen Grund nachfragen, kommt sehr selten was spezifisches, da man ja die Selektion in die B-Gruppe schon vor Wochen (oder Monaten) gemacht hat. Ausserdem ist ja der Kandidat eh nicht mehr interessant. Man denkt ja nicht daran, dass er vielleicht das nächste Mal in der A-Gruppe landet. Der Kandidat wird sich aber dran erinnern. Auch wenn er sich an 150 Orten beworben hat.
    Es ist mir klar, das man dies nicht pauschalisieren kann. Ich behaupte aber, der Trend wendet sich eher zum schlechteren. Eine gute Qualität bei den Absagen hat sicher mit den Resourcen zu tun. Allerdings frage ich mich, wieviele B-Kandidaten man den hat, denen man vielleicht ein wenig mehr Aufmerksamkeit widmen sollte. Ich schätze es werden ca. 10 sein, inklusive der A-Kandidaten.

  5. Marcel Widmer Beitragsautor

    @ Yves
    Danke für Deine Ergänzung aus der praktischen Erfahrung (die mich nicht erstaunt)

    In einem Punkt muss ich Dir allerdings widersprechen – zumindest für mich: Die Qualität im Bewerbungsprozess bzw. den Absagen, hat nichts mit den Ressourcen zu tun. Sondern mit der Wertschätzung Bewerbern gegenübern. Und dem Blick auf die Wirkung bei den Bewerbern. Ich nehme mir (als Ein-Mann-Unternehmen) ganz bewusst Zeit dafür, auch wenn’s manchmal spät am Abend und Wochenende sein muss. Denn hier geht es auch darum, ob sich ein Bewerber positiv an mich und an meinen Kunden erinnert.

    Aufgrund Deiner Ausführungen zu den B-Kandidaten möchte ich meine Erklärungen präsisieren: Ich nehme nur jene Bewerber in den B-Pool auf, die wirklich in Frage kommen. Wenn sie das nicht tun, dann würde ich den Grundsatz der Ehrlichkeit verletzen und/oder meinen Kunden nicht-passende Kanddiaten „anpreisen“.

  6. Yves Moret

    Die Qualität der Absagen ist insofern von den Resourcen abhängig, dass, wie überall, Qualität halt Zeit kostet. Diese Zeit wird sich vielfach nicht genommen.

    Mich würde interessieren, wieviele B-Kandidaten es bei dir ungefähr pro Stellenausschreibung im Durchschnitt gibt. Ist das ein Viertel? Die Hälfte? Ich schätze mal, das werden nicht viele sein.

  7. Yves Moret

    Na also, für diese paar B-Kandidaten liegt ja sicher ein wenig mehr als ein Dosenbrief drin. Und ich spreche jetzt nicht aus deiner Praxis. ;-)

  8. Marcel Widmer Beitragsautor

    @ Yves: Nach meinem Verfahren kommt ein B-Kandidat nicht zum Zug, weil ein A-Kandidat die Stelle bekommt. Es gibt also doch einen „Dosenbrief“ mit der Erklärung, dass das Unternehmen sich für einen anderen Kandidaten entschieden hat. (Es scheitert also nicht immer an den nicht passenden Qualifikationen.)

  9. Yves Moret

    Gerade für einen B-Kandidaten ist es sehr aufschlussreich, wenn er wenigstens erfährt, was ihn zum nicht ganz A-Kandidaten gemacht hat. Das ist das was ich in meinem ersten Comment meinte. Wenn ich eine Absage als C-Kandidat bekomme, kann ich meist Nachvollziehen, an was das gelegen hat oder was mir für Skills gefehlt haben. Als B-Kandidat ist das schon schwieriger.

  10. Marcel Widmer Beitragsautor

    @ Yves:

    Es würde Dir nichts helfen, wenn ich Dir als Begründung „Der Kandidat, der jetzt die Stelle bekommen hat, bringt 2 Jahre mehr Erfahrung in der Branche mit als Sie.“ liefern würde.

    Nochmal: B-Kandidaten erfüllen bei mir alle (Muss-)Bedingungen und müssen nur deshalb etwas warten, weil es mehr gute Kandidaten gibt als ich (in einer erster Runde) ins Interview einladen will.

Schreibe einen Kommentar